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a) economía y eficiencia
En primer lugar, la comunicación escrita es económica. Una carta puede hacer un mejor trabajo a un costo menor. Una llamada de larga distancia debe ser corta, porque con el tiempo los cargos aumentan y no siempre se hace a menos que sea urgente e inevitable. Un telegrama es un telegrama donde cada palabra cuesta. El mensaje se reduce al tamaño para minimizar el costo, ¡quizás incluso a expensas de la claridad! Una carta puede escribirse a discreción del escritor y leerse a discreción del destinatario. ¡No esa llamada telefónica que llega en cualquier momento del día y molesta al destinatario interrumpiéndolo cuando está ocupado o molestándolo cuando se está relajando o disfrutando de su almuerzo! Para agradecer al cliente su pedido o para informarle de la demora o para transmitirle un asunto que no es urgente, una uncomplicated postal o carta se considera un medio de comunicación eficaz.
b) Precisión
En los negocios, no todos los mensajes son cortos. Un mensaje largo y complicado no se puede entregar por teléfono. Porque es muy possible que una palabra o frase se escuche mal, se confunda un número, se reciba mal una fecha o una dirección en el otro extremo. Por estas razones, las llamadas telefónicas no pueden ser contestadas. Pero una carta cuidadosamente escrita asegura la precisión.
c) registros
Cualquier información en forma escrita tiene otra ventaja decisiva sobre la comunicación verbal. La memoria humana es corta y la información verbal no siempre se puede recordar con todo detalle. Pero cuando la información se escribe en blanco y negro y se firma, se convierte en oficial y sirve como registro permanente y se completa para referencia futura.
d) Fomento del fondo de comercio y de la imagen
Las invitaciones, felicitaciones navideñas, cartas de agradecimiento, felicitaciones y expresiones de condolencia no solo se pueden enviar por teléfono. Un mensaje personalizado por escrito contribuye en gran medida a construir una buena relación humana, lo cual es muy importante en la vida cotidiana y especialmente en los negocios. Las cartas de buena voluntad se escriben para promover las relaciones con los clientes. Hay muchas oportunidades en los negocios que se pueden utilizar para causar una buena impresión y generar buena voluntad. Por ejemplo, cuando un cliente está enfermo, cuando es el cumpleaños de un cliente, un hijo o una hija se casan, cuando alguien ha hecho un favor o cuando una persona ha sido ascendida, todas estas situaciones son de naturaleza personalized y los hombres en los negocios escribir cartas para que coincida con la ocasión y para promover el sentimiento de amistad entre los lectores. Tales cartas funcionan indirectamente como un medio para promover negocios. Además de transmitir información y generar buena voluntad, las cartas también ayudan a crear una imagen positiva para la empresa que las envía. Cada carta que sale de una empresa es embajadora de buena voluntad y habla de su calidad. Se ha demostrado que la comunicación escrita es más eficaz que la comunicación oral y su eficacia depende de cómo se escriba.
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